Word abonnee

Vakbekwaamheid en (ingehuurd) personeel, hoe zit het ook alweer?

We naderen alweer het einde van de driejaarstermijn van de Permanente Educatie. Hoewel drie jaar een redelijke termijn is om de benodigde examens af te leggen, is het vaak toch weer een opgave. Voor de financieel dienstverlener en voor zijn medewerkers. En hoe zit het eigenlijk met de vakbekwaamheid van ingehuurd personeel? Dat wordt nog wel eens vergeten.

Voor wie gelden de eisen? De vakbekwaamheidseisen gelden voor alle klantmedewerkers die inhoudelijk klantcontact hebben. Denk bijvoorbeeld aan een binnendienstmedewerker die bemiddelingswerkzaamheden uitvoert of een klant inhoudelijk informeert over de werking van een product. Als een klantmedewerker daarnaast ook adviseert, is een geldig diploma nodig voor het onderwerp waarover hij of zij advies geeft. Dit geldt ook wanneer een medewerker in de nazorgfase vragen van de klant over de passendheid van het product beantwoordt en een voorstel doet voor een specifiek product als alternatief. Deze eisen kunnen zowel voor de financieel dienstverlener als voor zijn werknemers van toepassing zijn, maar ook voor ingehuurd personeel.

Daarnaast geldt sinds 1 januari 2014 de verplichting dat de financieel dienstverlener en zijn klantmedewerkers permanent actueel vakbekwaam zijn. Dat betekent dat de financieel dienstverlener altijd moet kunnen aantonen dat alle klantmedewerkers op de hoogte zijn van actuele ontwikkelingen binnen hun vakgebied. Dit kan hij doen via de bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld door nieuwsbrieven van aanbieders, opleiders, de AFM, et cetera, te verspreiden binnen de organisatie (en vast te leggen dat medewerkers deze documenten ook daadwerkelijk hebben gelezen). Door actualiteiten in de branche een vast onderwerp te maken in het werkoverleg en deze in de notulen op te nemen. Of door middel van een PA-abonnement bij een erkende opleider. Dat laatste is het beste bij te houden doordat iedereen die is aangemeld automatisch bericht krijgt dat er informatie klaar staat. Aan het einde van het jaar kan vaak een certificaat of overzicht worden opgeslagen waaruit blijkt dat de kennis van die persoon actueel is. Hierdoor is de PA van de medewerkers goed meetbaar en aantoonbaar.

Welke diploma’s een adviseur moet halen, hangt af van de beroepskwalificatie(s). In onderstaand vakbekwaamheidsbouwwerk is duidelijk weergegeven welke Wft-diploma’s een adviseur moet hebben en welke PE.

Bovenwettelijke vakbekwaamheid

Het vakbewaamheidsoverzicht laat alleen de wettelijke diploma’s zien. Hierin staat niet de niet-verplichte of bovenwettelijke vakbekwaamheid genoemd. Want naast de Wft-diploma’s zijn er natuurlijk nog een heleboel andere diploma’s die, samen met de kennis en ervaring van de klantmedewerker, de vakbekwaamheid bepalen. Bijvoorbeeld het diploma Gevolmachtigd Agent. Dit diploma maakt geen deel meer uit van het Wft-vakbekwaamheidsbouwwerk. Maar de NVGA vindt de vakbekwaamheid van de feitelijk leider van een volmachtbedrijf van dusdanig groot belang, dat de diplomering en Permanente Educatie van de feitelijk leider is opgenomen in de kwaliteitsnormering. Hier zal dus aan voldaan moeten worden.

Vakbekwaamheid gaat verder dan alleen de verplichte diploma’s van de eigen medewerkers

Een schadebehandelaar bij een volmachtkantoor heeft volgens de Wft geen diplomaplicht. Het is echter wel vereist dat iemand in die functie (aantoonbaar) vakbekwaam is. In het eigen beleid kan de financieel dienstverlener vastleggen welke opleidingen hij belangrijk vindt voor deze functie en hoe hij de vakbekwaamheid kan aantonen. Iemand met jarenlange kennis en ervaring kan heel vakbekwaam zijn. Maar een diploma is nu eenmaal voor een buitenstaander, zoals de toezichthouder, het meest tastbaar.

Een hypotheekadviseur kan zijn vakbekwaamheid verder uitbreiden door de bovenwettelijke opleiding te volgen voor Erkend Financieel Adviseur. Wanneer de adviseur zich inschrijft in het register Erkend Financieel Adviseurs valt hij onder tuchtrecht. Nog een stap verder is de opleiding Financieel Planner. Het is geen verplichting, maar de klant kan hierdoor nog beter en uitgebreider geadviseerd worden. Het klantbelang staat natuurlijk altijd voorop.

Er zijn ook opleidingen op andere vlakken. Die hebben niet direct te maken met het vak ‘adviseur’, maar zijn wel een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering. Denk bijvoorbeeld aan een opleiding in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of Customer Due Diligence. Nu er veel aandacht is voor de Wwft en het bepalen van het risicoprofiel van een klant en de vastlegging daarvan (het cliëntenonderzoek), is een opleiding op dit vlak geen overbodige luxe. Ook dit is geen verplichting, maar als een financieel dienstverlener het binnen de organisatie goed geregeld wil hebben, dan is het aan te bevelen dat iemand binnen de organisatie een opleiding volgt. Zodat hij ook op dit vlak vakbekwaam is en de bedrijfsvoering goed op orde is.

Leg vast wat de mogelijke consequenties zijn wanneer iemand niet tijdig zijn opleiding(en) heeft afgerond

Vakbekwaamheidsoverzicht

Het is hoe dan ook belangrijk om goed overzicht te houden. Daarom is het aan te bevelen de vakbekwaamheid binnen de organisatie vast te leggen. Dat begint met het bepalen van de vakbekwaamheid per functie (functieprofiel). Daarna kan een matrix gemaakt worden van de medewerkers, de functie die zij bekleden, welke diploma’s zij hebben, of de PE is behaald en of de kennis van medewerkers Permanent Actueel is. Het is aan te raden om dit overzicht regelmatig bij te werken, zodat precies duidelijk is wie welke diploma’s heeft behaald of nog aan de studie moet. Het is ook belangrijk om duidelijke afspraken te maken wanneer iemand zijn diploma of PE moet hebben behaald en deze afspraken vast te leggen. Leg ook vast wat de mogelijke consequenties zijn wanneer iemand niet tijdig zijn opleiding(en) heeft afgerond en hierdoor zijn of haar adviesbevoegdheid verliest. Dat heeft mogelijke gevolgen voor de functie van die medewerker en voor de organisatie. Is de financieel dienstverlener in staat om die persoon (tijdelijk) een andere functie met andere werkzaamheden aan te bieden? Zijn er nog andere medewerkers die de advieswerkzaamheden kunnen overnemen, of moet daar iemand voor ingehuurd worden? Het niet tijdig behalen van de benodigde diploma(‘s) of PE-punten kan een reden zijn voor ontslag. Maar dan moet de werkgever kunnen aantonen dat hij de werknemer de tijd en de mogelijkheid heeft geboden de studie te volgen en af te ronden. En dat hij de medewerker er regelmatig aan heeft herinnerd (schriftelijk) wat hij van de medewerker verwacht. Door duidelijke afspraken, bij voorkeur SMART, te maken en deze vast te leggen is veel gedoe te voorkomen. En voorkomen is beter dan genezen.

907_vakbekwaamheid_grafiek

Het kan ook gevolgen hebben voor de vergunning van de financieel dienstverlener. Als een medewerker de enige binnen de organisatie is met een bepaalde bevoegdheid, en deze medewerker verliest die bevoegdheid door het niet tijdig halen van een diploma, dan is er niemand die de klanten in die productgroep kan adviseren. Daar zal dan snel een oplossing voor gevonden moeten worden. Lukt dat niet, dan moet de financieel dienstverlener de vergunning voor die productgroep inleveren en is het niet meer mogelijk om de klanten met een lopend product op dat vlak te bedienen. Wellicht is het mogelijk de vergunning aan te passen, zodat het een vergunning met een beperking wordt. Wanneer er niemand binnen de organisatie de beroepskwalificatie meer heeft, voor bijvoorbeeld inkomensverzekeringen, dan zou de beperking in kunnen houden dat er alleen in inkomensbeschermers geadviseerd en/of bemiddeld mag worden in combinatie met een hypotheek of consumptief krediet. Er zal dan wel in de portefeuille moeten worden nagekeken of er klanten met een losse inkomensverzekering zijn. Daar moet dan een oplossing voor komen, omdat men die niet meer zelf mag bedienen. De medewerker zal dus alsnog heel snel het diploma (wederom) moeten behalen, of er moet een tijdelijke medewerker ingehuurd worden om dit probleem op te lossen. Het is dan ook aan te bevelen dat er meerdere medewerkers zijn die vakbekwaam zijn binnen een productgroep om het risico te spreiden.

Ook is het belangrijk om te toetsen of de vakbekwaamheid binnen de aangesloten onderneming in orde is

Aangesloten onderneming

Tot nu toe gaat het alleen over de organisatie en haar medewerkers. Maar de borging van vakbekwaamheid gaat mogelijk nog verder. Stel, het kantoor werkt samen met een aangesloten onderneming. Dan moet het, voorafgaand aan de samenwerking, hebben getoetst of de klantmedewerkers vakbekwaam zijn. Al dan niet door middel van een diploma. Ook tijdens de looptijd van de overeenkomst is het belangrijk om, bijvoorbeeld door middel van een steekproef, te toetsen of de vakbekwaamheid binnen de aangesloten onderneming nog steeds in orde is. Leg in de samenwerkingsovereenkomst vast wat er van de aangeslotene wordt verwacht en wat de consequenties zijn wanneer de afspraken niet zijn nagekomen. Waarschijnlijk zal de samenwerking stoppen.

AFM controleert

Uit een onderzoek dat de AFM vorig jaar heeft gehouden, bleek dat bij 57 van de 200 kantoren de vereiste diploma’s niet of niet allemaal aanwezig zijn. Financieel dienstverleners moeten er zelf voor zorgen dat diploma’s geldig blijven. Als geen enkele adviseur binnen de onderneming een geldig diploma heeft voor een bepaalde adviesvergunning, dan is het bedrijf verplicht dat direct op te lossen. Of de vergunning moet worden ingeleverd. Voldoet een financieel dienstverlener niet aan de diplomaplicht, dan is hij in overtreding. Wanneer die overtreding niet wordt beëindigd, riskeert men een boete of een andere formele maatregel van de AFM.

Door een overeenkomst met DUO kan de AFM diploma’s van financieel dienstverleners controleren, zonder deze bij de financieel dienstverleners op te vragen. Bijvoorbeeld voor een algemeen brancheonderzoek. Of wanneer de AFM signalen over een financieel dienstverlener heeft ontvangen en nader onderzoek nodig vindt. Maar dan zal de financieel dienstverlener daar zelf ook over worden geïnformeerd.

Freelancer

Wanneer de financieel dienstverlener een freelancer inhuurt, moet hij ook vaststellen of diegene bevoegd is op de producten waarover hij adviseert en/of waarin hij bemiddelt. Het is belangrijk om kopieën van de diploma’s te maken en deze persoon op te nemen in de vakbekwaamheidsmatrix. Zo wordt de freelancer niet vergeten bij de periodieke controle. Verder volsta ik voor dit moment met de vaststelling dat een freelancer die onder de verantwoordelijkheid van de financieel dienstverlener werkt, behandeld moet worden alsof het een eigen medewerker is. Dus naast de vakbekwaamheid moet de freelancer ook een eed of belofte afleggen, er moet een Verklaring Omtrent Gedrag worden aangevraagd en er moet een insolventiecheck plaatsvinden om te beoordelen of diegene failliet is of te maken heeft gehad met een faillissement. En, iets wat soms vergeten wordt, de financieel dienstverlener moet de freelancer ook aanmelden bij de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar.

Feitelijk leidinggevenden

Hoe zit het met vakbekwaamheid voor feitelijk leidinggevenden van klantmedewerkers? Hoewel er voor de feitelijk leidinggevende geen specifieke diplomaverplichting is, moet hij of zij wel vakbekwaam zijn en dit moet aantoonbaar zijn. Dit kan bijvoorbeeld door het behalen van Wft-diploma’s, maar het kan ook een andere opleiding zijn. Bijvoorbeeld een verzekeringsopleiding, Assurantie-A of brancheopleiding. Voordeel is dat er geen PE-verplichtingen voor zijn. Permanent Actueel dan weer wel.

Conclusie

Vakbekwaamheid gaat verder dan alleen de verplichte diploma’s van de eigen medewerkers. Een feitelijk leidinggevende moet vakbekwaam zijn en zijn kennis moet actueel zijn. Ook medewerkers die niet in loondienst zijn, maar wel voor de organisatie werkzaam zijn, moeten vakbekwaam zijn. Niet tijdig aan de verplichtingen voldoen kan grote gevolgen hebben. Voor de medewerker en voor de organisatie. Het goed vastleggen van de afspraken, het bijhouden van de kennis en van het vakbekwaamheidsoverzicht is dan ook van groot belang.

Nog geen abonnement op FLINK?
Dit artikel maakt deel uit van het online kennisplatform FLINK. Op FLINK vind je niet alleen de artikelen uit de Beursbengel, maar ook andere informatie voor de verzekeringsprofessional, zoals whitepapers, blogs, webinars en video's. Nog geen abonnement op FLINK? Neem dan nu een (proef)abonnement.

Christel van Bommel 500

C. (Christel) van Bommel-Versluijs

De auteur is compliance adviseur bij Polis Advocaten en SVC Compliance. Daarnaast is zij lid van de redactieraad van de Beursbengel.

Andere artikelen: Editie 907 - september 2021

-->